Welkom bij deze introductie tot het gebruiken van Calendly om je sales een boost te geven.
We hebben een paar eenvoudige stappen voor je samengesteld om je account in te stellen en je eerste vergadering te boeken.
We begeleiden je door de volgende stappen:
- Zet je profiel op
- Verbind je agenda
- Koppel je videobeltool
- Maak je agenda('s) aan
- Maak/bewerk het type events en test de ervaring voor genodigden
- Deel je boekingslink
- Toegang tot Calendly!
Stap 1: Een profiel opzetten
Maak je account aan via de e-mailuitnodiging van notifications@calendly.com en ga naar je Accountinstellingen pagina.
Bij Profiel kun je je foto, naam en welkomstbericht bijwerken. Deze zullen worden getoond op je boekingspagina wanneer mensen met jou een afspraak plannen. Denk aan je boekingspagina als een eerste kennismaking met je genodigden.
Tips:
- Foto: Sommige gebruikers gebruiken hun LinkedIn-foto om hun merk consistent te houden.
- Naam: Voel je vrij om je functie of bedrijf aan je naam toe te voegen, zoals "Lisa van Calendly."
- Welkomstbericht: Je bericht wordt getoond op je boekingspagina boven al je eventtypen, dus zorg ervoor dat het informatief en algemeen genoeg is om op alle events van toepassing te zijn.
Bij de sectie "My link" kun je je persoonlijke Calendly-link aanpassen om te delen voor boekingen.
Let op: Als je je link wijzigt nadat je deze hebt gedeeld, moet je je genodigden op de hoogte brengen van je nieuwe link.
Stap 2: Verbind je agenda
Het verbinden van je agenda is een essentieel onderdeel van het plannen. Wanneer je je agenda koppelt, kan Calendly het volgende doen:
- Nauwkeurig je beschikbaarheid tonen aan genodigden.
- Controleren op 'Bezet' events in je gekoppelde agenda om dubbele boekingen te voorkomen.
- Events toevoegen aan je agenda.
Je agenda verbinden
Om je agenda te koppelen, ga je naar je pagina met Calendar Connections. Je kunt een van de volgende agenda platforms kiezen om te verbinden:
- Google Calendar
- Office 365 Calendar
- Exchange Calendar
- Outlook Plug-in
- iCloud Calendar
Selecteer de knop "+ Add Calendar Account" om je agenda te koppelen. Als je al een gekoppelde agenda ziet, heb je deze mogelijk al tijdens het aanmeldingsproces verbonden.
Met je gekoppelde agenda zal Calendly automatisch je beschikbare tijden weergeven op je boekingspagina. Je hoeft dus niet handmatig je agenda te controleren op beschikbaarheid.
Events toevoegen aan je Calendly agenda
Afhankelijk van je plan kun je tot 6 agenda's aan je account koppelen; echter kan Calendly alleen geplande evenementen aan één agenda toevoegen. Kies welke agenda dat is onder de sectie "Add to Calendar" en selecteer "Edit".
Geen agenda koppelen?
Als je geen agenda wilt koppelen, kun je handmatig je beschikbaarheid invoeren in Calendly op de pagina "Availability". Houd er echter rekening mee dat functies zoals meldingen en het controleren op conflicten niet beschikbaar zullen zijn, aangezien Calendly niet automatisch je beschikbaarheid synchroniseert vanuit je agenda.
Stap 3: Video bellen toevoegen
Laten we kijken naar de pagina met integraties.
Op deze pagina zie je veel integraties, van analysetools tot extensies voor scheduling. Laten we ons nu specifiek richten op een belangrijk onderdeel van het vergaderproces: videobellen.
Je kan verbinden met de volgende integraties om video calls mee te doen:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams Conferencing
- Webex
- GoTo Meeting
Video bellen toevoegen
Op de pagina "Integraties", selecteer je jouw videobelplatform en log je in. In dit voorbeeld zal je pagina er ongeveer zo uitzien nadat je Zoom hebt verbonden:
Zodra je verbonden bent, ga je naar je eventtypen waar je videobellen zult gebruiken en kies je desbetreffend videobelplatform als locatie.
Tip:
Voor één-op-één eventtypen hoef je niet slechts één locatie te selecteren - je kunt meerdere videobelplatforms koppelen om je genodigden keuzemogelijkheden te geven.
Nu je je accountinstellingen hebt voltooid, gaan we verder met het instellen van je planning zodat genodigden een afspraak met je kunnen boeken.
Iedere week praktische tips om jouw sales funnel naar het volgende niveau te krijgen.
Stap 4: Pas het type event aan
Op je thuispagina zie je een vooraf ingesteld eventtype met een bepaalde duur. Denk aan een type event als een bijeenkomst die je regelmatig plant, zoals een productdemonstratie, klantgesprek of kantooruren.
Kies ervoor om of:
- Een nieuw type event te creëeren
- Een bestaand eventtype te bewerken
Een nieuw type event creëeren
Selecteer op de thuispagina de "+Create" knop, selecteer "Event type".
Hier zie je verscheidende opties:
Let op: Collectieve eventtypen zijn beschikbaar in het Professional-abonnement en hoger, en Round Robin-eventtypen zijn beschikbaar in het Teams-abonnement en hoger.
De meest populaire optie is de één-op-één optie, dus we zullen dit eventtype gebruiken in het onderstaande voorbeeld.
Laten we het eventtype aanpassen:
Event types vormgeven
In de sectie: "What event is this?", stel je de volgende punten in:
- Naam van het event
- Locatie
- Beschrijving
Als je al een videobeltool hebt verbonden, kies je dit als je locatie (tenzij het om een telefoongesprek, persoonlijk event of iets dergelijks gaat):
Tip:
Voor één-op-één eventtypen kun je je genodigde de mogelijkheid geven om te kiezen hoe jullie elkaar ontmoeten door meerdere locatieopties toe te voegen.
In het stuk: "When can people book this event?", stel je je boekingsvoorkeuren in.
Een aantal belangrijke instellingen uitgelicht:
- Duration: Kies hoelang een event mag duren.
- Schedule or custom hours: Haal je eerder ingestelde agenda op, of stel aangepaste uren voor het gesprek in. Aangepaste uren zijn handig als je uren wilt hebben die verschillen van wat je tot nu toe hebt ingesteld.
- Buffers: Voeg een tijdsmarge toe voor en na meetings om jezelf ruimte te geven.
Bewerk een bestaand event type
Om een bestaand eventtype te bewerken, navigeer je naar je thuispagina en klik je op een eventtype, of klik op het schakelpictogram in de rechterbovenhoek van het event en selecteer "Edit".
Voor verdere aanpassingen kun je de bovengenoemde stappen onder "Event types vormgeven" volgen.
Vragen aan genodigden
Een andere functie die het vermelden waard is, is de sectie "Invitee questions", waar je maximaal tien vragen kunt toevoegen aan je boekingspagina. Dit is handig als je meer informatie wilt verzamelen over je genodigden.
Bekijk je boekingspagina en test de ervaring voor genodigden
Nu je deze wijzigingen hebt aangebracht, kunnen we gaan kijken hoe je boekingspagina eruitziet. Ga binnen je eventtype naar "View live page".
Dit is de pagina die je genodigden te zien krijgen wanneer je ze een Calendly-link stuurt. Probeer een datum en tijd te selecteren en boek een afspraak met jezelf om het planningsproces te testen voordat je de link met genodigden deelt. Bewerk je eventtype indien nodig om eventuele instellingen te optimaliseren.
Stap 5: Creëer je agenda
Calendly kijkt naar jouw beschikbaarheid op twee belangrijke plaatsen om te evalueren wanneer je nieuwe afspraken kunt accepteren:
- Jouw gekoppelde agenda, zoals Google, Outlook, etc.
- Jouw Calendly-agenda
In deze stap gaan we een Calendly-agenda opstellen om je beschikbare uren aan te passen. Het is een goed idee om een agenda in te stellen als je je beschikbaarheid op bepaalde dagen wilt beperken of alleen afspraken wilt plannen binnen bepaalde tijdsvensters. Met andere woorden, agenda's stellen je in staat om te bepalen wanneer mensen een afspraak met je kunnen maken.
Een agenda creëren
Hiervoor ga je naar de beschikbaarheidspagina.
Stel momenten in wanneer je niet beschikbaar bent
Op deze pagina zie je dat je uren kunt verwijderen van sommige dagen of hele dagen kunt blokkeren. Als je een dag wilt verwijderen, kun je deze deselecteren of de prullenbakicoon gebruiken.
In dit geval hebben we vrijdag als 'Niet beschikbaar' gemarkeerd, omdat we geen afspraken op vrijdag willen accepteren.
Voeg tijdsintervallen toe
Gebruik de "+"-knop om tijdsintervallen toe te voegen als je afspraken wilt accepteren gedurende een specifieke periode elke dag:
Zodra je tevreden bent met je instellingen, pas je deze toe op alle gewenste eventtypes.
Stap 6: Deel je boekingslink
Nu je al het harde werk hebt gedaan om je account en eventtype in te stellen, ben je klaar om je beschikbaarheid te delen. Je hebt verschillende manieren om je beschikbare tijden met genodigden te delen.
De eerste optie is om je landingspagina link te delen, waarin alle actieve eventtypes staan waaruit je genodigde kan kiezen. Dit is de link die we hebben gezien bij het bewerken van je profiel in Stap 1.
Tip:
Als je niet wilt dat een event zichtbaar is op je boekingspagina voor alle bezoekers, markeer het dan als een 'geheim' event in de sectie "Additional rules for availability" in de instellingen van het event. Het event wordt dan alleen weergegeven wanneer je de link rechtstreeks deelt met een genodigde.
Kopieer je landingspagina link vanaf je thuispagina, onder je naam:
De tweede optie is om je eventlink te delen, als je wilt dat je genodigde een specifiek type event boekt - je kunt er toegang toe krijgen via de "Share"-knop bij je eventypes:
Wanneer je de "Share"-knop selecteert, heb je ook deze mogelijkheden:
- Een link delen: Maakt een link voor dat event, die je kunt delen met je genodigde.
- Tijden toevoegen aan e-mail: Kopieert de tijden die je kiest, die je vervolgens kunt plakken in een e-mail.
- Toevoegen aan je website: Genereert een code waarmee je je boekingspagina aan je website kunt toevoegen.
Stap 7: Krijg overal toegang tot Calendly
Download benodigde browserextensies en plug-ins
Deel je Calendly-links vanaf webpagina's of vanuit je inbox met behulp van extensies.
Binnen de browserextensies zie je al je gemaakte evenementen. Deel je boekingslinks, voeg specifieke tijdvakken toe aan e-mails en maak eenmalige vergaderingen aan - allemaal vanaf een webpagina. Bovendien kun je met de Gmail-inboxextensie links rechtstreeks vanuit je e-mail delen, zodat je je inbox nooit hoeft te verlaten.
Let op: de Calendly-extensies werken met Chrome, Firefox, Edge, Outlook en LinkedIn.
Mobiel
Wil je onderweg ook toegang hebben tot je events en gemakkelijk je Calendly-link kunnen delen? Download dan de Calendly mobiele app voor iOS of Android.
Lees verder
Pipedrive - Automatiseringen
In deze handleidingen bespreken we automatiseringen in Pipedrive en bijbehorende, ondersteunende features.
Replicable is expert in het opschalen van sales funnels: meer leads, betere sales-resultaten.
