No-shows zijn niet alle gevallen te voorkomen, maar wanneer je Calendly gebruikt kun je de volgende 3 dingen gebruiken om het percentage no-show te verminderen.
1. Volg direct op na het boeken
Zorg ervoor dat je elke boeking opvolgt met zowel een bevestigingsmail als een calendar invite. Calendly laat je kiezen tussen de twee, maar wij adviseren allebei. Je kunt dan je calendar invites vanuit Calendly doen, en via Zapier een opvolg email versturen.
Kalender
Zorg ervoor dat in ieder geval het volgende in de title staat:
- Naam van de invitee
- Jouw naam
Wij gebruiken default settings, en dat werkt voor ons prima.
Verstuur een korte email vanuit Gmail om de afspraak te bevestigen. Maak heel expliciet:
- wanneer de afspraak is
- waar de afspraak plaatsvindt
- wat het doel is van de afspraak
Download hier ons email template
2. Houd contacten betrokken met waardevolle emails
Je moeten leads telkens blijven overtuigen dat ze voor jou moeten kiezen. Zit dus niet achterover, maar verstuur 2-3 waardevolle emails tussen het moment van boeken en de geboekte datum.
Voorbeelden:
- Stel jezelf voor email
- Deel de agenda
- Deel alvast je slidedeck
- Voeg deze persoon toe op LinkedIn. Doe dit geautomatiseerd via MeetAlfred of Lemlist
- Verstuur een enquete met wat voorbereidende vragen
Let op: het doel moet niet zijn dat ze iets invullen of bekijken. Wanneer ze de enquete niet hebben ingevuld, kun je dat gewoon samen doen tijdens de sales call.
Iedere week praktische tips om jouw sales funnel naar het volgende niveau te krijgen.
3. Laat invitees maximaal 2 weken vooruit boeken
Wanneer er te veel tijd zit tussen het moment van boeken en de geboekte datum is de kans groot dat er iets tussen komt of ‘dat het over gaat’.
Je wilt het ijzer smeden als het heet is. Wanneer ze nu een probleem hebben, wil je ze eigenlijk morgen spreken. Hoe scherp je dit instelt hangt van jou af.
Wij hebben het ingesteld op 10 werkdagen.
.png)
4. Verstuur één dag van tevoren een reminder
Wanneer je weinig tijd hebt kun je binnen Calendly heel simpel ‘Email Reminders’ instellen. De timing en inhoud van de e-mail kun je zelf bepalen.
Zorg er in ieder geval voor dat je de dag van tevoren al weet of de afspraak doorgaat, zodat je indien nodig je dagschema kan aanpassen.
%20(1).png)
Wanneer je wat meer tijd hebt kun je ook (een combinatie van) de volgende dingen overwegen:
- Email vanuit Gmail of ActiveCampaign - zo heb je meer vrijheid om bijvoorbeeld een bijlage mee te sturen.
- DM via LinkedIn - geautomatiseerd met MeetAlfred of Lemlist
- SMS - dit kan direct vanuit Calendly
- WhatsApp - dit moet wel met een business account van WhatsApp. Iets minder persoonlijk dus.
Lees verder
Pipedrive - Automatiseringen
In deze handleidingen bespreken we automatiseringen in Pipedrive en bijbehorende, ondersteunende features.
Replicable is expert in het opschalen van sales funnels: meer leads, betere sales-resultaten.
