We hebben een aantal eenvoudige stappen voor jou als bedrijfsbeheerder (admin) samengesteld om Calendly in te stellen voor jouw team.
We begeleiden je door de volgende stappen:
- Integraties opzetten.
- Maak groepen aan.
- Maak beheerde events aan.
- Nodig gebruikers uit.
- Maak teams aan voor eventtypes met meerdere gebruikers.
- Voeg branding toe.
- Stel workflows in: geautomatiseerde communicatie voor vergaderingen.
Stap 1: Integraties opzetten
Op de pagina Integraties zie je veel opties om mee te integreren. Sorteer ze op categorie en gebruikssituatie om de integratie te vinden waarnaar je op zoek bent. Je zult ook een 'Admin'-label zien bij integraties die je namens alle gebruikers in jouw organisatie kunt installeren.
Calendly ondersteunt een breed scala aan tools, van Salesforce tot Google Analytics. De integraties op deze pagina zijn door ons zelf gebouwd, maar sommige bedrijven hebben hun hiernaast hun eigen aangepaste integraties gecreëerd.
Als je niet kunt vinden wat je zoekt op de integratie pagina, probeer dan een snelle Google-zoekopdracht om te zien of de tool die je wilt gebruiken een aangepaste Calendly-integratie heeft ontwikkeld.
Als er geen duidelijke oplossing is, kun je Zapier gebruiken, een no-code oplossing waarmee je Calendly kunt verbinden met duizenden apps.
Hier een paar populaire integraties uitgelicht:
Videobeltools
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams Conferencing
- Webex
- GoTo Meeting
Je zult merken dat er geen "Admin" tag staat op deze opties, dus je gebruikers moeten elk hun gewenste videobeltool verbinden vanaf de Integrations-pagina.
Customer relationship management (CRM) tools
Als je de CRM van je organisatie wilt verbinden (beschikbaar voor Teams- en Enterprise-plannen), raden we aan om samen te werken met een IT-beheerder of Salesforce-beheerder.
Let op: Met de Salesforce-pakketinstallatie stuurt Calendly's Salesforce-integratie automatisch vergadergegevens naar Salesforce om je Salesforce-records bij te werken en te maken wanneer je genodigden boeken, annuleren en opnieuw plannen.
SAML single sign-on en SCIM provisioning
*beschikbaar voor Enterprise-plannen en Teams met een add-on.
Onder "Security and Compliance" op de Integrations-pagina zie je enkele identity providers. Je ziet ook een algemene optie voor single sign-on als je wilt verbinden met een identity provider die niet in de lijst staat. We raden aan om samen te werken met een IT-beheerder voor de installatie hiervan.
Verbind je identity provider namens je teamleden, zodat iedereen kan inloggen met hun bedrijfsreferenties. Zodra je SSO hebt ingeschakeld, kun je ervoor kiezen om SCIM-provisioning in te stellen voor eenvoudige onboarding en offboarding van teamleden.
Andere populaire integraties:
- HubSpot (CRM)
- Greenhouse (recruitment)
- Google Analytics (reporting)
- Facebook Pixel (reporting)
Stap 2: Maak groepen aan
Voordat er gebruikers zijn op je account, kun je groepen aanmaken om je account georganiseerd te houden. Let op: Alleen accountbeheerders en eigenaren kunnen groepen aanmaken - groepsbeheerders kunnen dat niet.
Met groepen kun je je gebruikers in specifieke segmenten organiseren. Dit helpt je om je gebruikers te groeperen en ze te volgen op basis van afdeling, locatie, functie of hoe je maar wilt
Wijs groepsbeheerders toe om je beheertaken te verminderen en groepsbeheerders controle te geven over hun directe rapporten. Toegang voor groepsbeheerders is ideaal voor bedrijven die willen dat gebruikers controle hebben over hun groep, maar geen toegang willen geven tot analytics en evenementen op het organisatieniveau. Ten slotte kun je rapporteren over groepen om te zien hoe de leden van de groep presteren.
Groepen creëren
Om groepen te creëren, navigeer naar je admin beheerderspagina, en klik je op de 'Groups' tab. Selecteer vervolgens 'New Group' en begin met het toevoegen van gebruikers.
Een voorbeeld van hoe je gebruikers kunt groeperen:
Stap 3: Maak beheerde events aan
Voordat je gebruikers aan je Calendly-organisatie toevoegt, wil je beheerde events aangemaakt hebben.
Beheerde events zijn gestandaardiseerde eventtypen die je kunt toewijzen aan leden van je organisatie. Als je gebruikers doorgaans vergelijkbare events organiseren, zoals demonstratiegesprekken of adviessessies, kunnen beheerde events helpen om deze uniform te houden voor alle gebruikers.
Beheerde events creëren
Navigeer naar de admin beheerderspagina, selecteer "Managed events" en klik op "Create".
Calendly ondersteunt twee typen beheerde evenementen:
- Eén-op-één: een event tussen een gebruiker en één genodigde
- Groep: een event tussen een gebruiker en meerdere genodigden
Bij het maken/bewerken van een beheerd evenement zijn er vijf aanpasbare gebieden:
- Eventdetails
- Beschikbaarheidsinstellingen
- Instellen van vragen voor genodigden
- Meldingen en annuleringsbeleid
- Bevestigingspagina
Voordat je gebruikers uitnodigt, zorg ervoor dat je tevreden bent met je beheerd evenement. Let op: Hoewel we aanbevelen om eerst een beheerd evenement te maken en vervolgens gebruikers uit te nodigen, kun je beheerde evenementen nog steeds toepassen op bestaande gebruikers in je account.
Iedere week praktische tips om jouw sales funnel naar het volgende niveau te krijgen.
Stap 4: Nodig gebruikers uit
Nu je account goed is ingesteld, ben je klaar om gebruikers toe te voegen.
Houd er rekening mee dat als je SCIM-provisioning wilt gebruiken om gebruikers toe te voegen, je eerst SAML SSO en SCIM moet configureren met je IT-beheerder.
Gebruikers toevoegen
Om gebruikers direct toe te voegen aan Calendly, ga je weer naar de admin beheerderspagina, selecteer hier "+ New User"
Onder de sectie "Add emails you want to invite", typ of plak je de e-mailadressen van je gebruikers. Je kunt maximaal 100 e-mails tegelijk toevoegen.
Selecteer vervolgens welke rollen je wilt toewijzen aan deze nieuwe gebruikers. De meeste gebruikers zullen de rol "User" toegewezen krijgen.
Kies vervolgens welke beheerde events je wilt toewijzen. Je kunt tot 5 beheerde evenementen toewijzen bij het toevoegen van gebruikers.
Nadat je gebruikers hebt uitgenodigd, ontvangen ze een e-mailuitnodiging van notifications@calendly.com. Ze moeten de e-mailuitnodiging accepteren om lid te worden van je Calendly-organisatie.
Gebruikers beheren
In afwachting
Op de Admin-beheerderspagina, onder "Pending", zie je gebruikers die hun uitnodigingen nog niet hebben geaccepteerd. Je kunt een uitnodiging opnieuw verzenden vanuit het menu met de drie puntjes, maar we raden aan om minstens één dag te wachten voordat je dit doet.
Actieve gebruikers
Onder "Active" zie je alle gebruikers die zich hebben aangemeld. Alle nieuwe gebruikers worden standaard vermeld als 'User', maar je kunt hun rol wijzigen via het menu met de drie puntjes.
Tip:
Gebruik deze pagina ook om te zien wie zijn/haar agenda heeft gekoppeld (of nog niet heeft gekoppeld).
Stap 5: Maak teams aan voor eventtypes met meerdere gebruikers
Nu je gebruikers zijn georganiseerd, ga je verder met het instellen van planning.
Voor geplande samenwerkingen, waarbij meerdere gebruikers betrokken zijn bij één eventtype, wil je teams maken. Op een team pagina kun je round robin- en collective eventtypes instellen:
Round robin: Een één-op-één ontmoeting die wordt doorgegeven aan verschillende teamleden, afhankelijk van hun beschikbaarheid of voorkeuren.
Collective: Een bijeenkomst waarbij meerdere Calendly-hosts tegelijkertijd met één genodigde samenkomen.
Naast overkoepelende eventtypes hebben teams ook hun eigen ruimte, boekingspagina en logo.
Een team creëren
Selecteer "+ Create > Select New Team via de home page. Hier kun je teamleden, teampagina's en een team avatar creëren.
Inzicht in relevante data
Om gegevens te bekijken over het gebruik van Calendly door jouw team, raden we aan om Calendly Analytics te gebruiken. Gebruik het analytische dashboard om trends te ontdekken, zoals populaire vergaderdagen, topuitvoerders en veelgevraagde vergadertypen. Op deze manier kun je je planning optimaliseren om je doelen te bereiken.
Als je een Enterprise-klant bent, heb je ook toegang tot het activiteitenlogboek van Calendly, waarmee je gedetailleerdere informatie kunt krijgen over de acties die worden uitgevoerd in je account.
Stap 6: Voeg branding toe
Elke gebruiker in jouw Calendly-organisatie heeft zijn of haar eigen boekingspagina. Een boekingspagina is de plek waar genodigden een tijd kunnen reserveren om af te spreken met de host.
Als je wilt dat het logo van je bedrijf wordt weergegeven op alle boekingspagina's, kun je een logo uploaden voor alle gebruikers. Het toevoegen van een logo kan zorgen voor consistentie en herkenning van je merknaam wanneer je teamleden voor het eerst contact opnemen met genodigden.
Hier is een voorbeeld van een boekingspagina met het Calendly-logo linksboven:
Een logo toevoegen
Om een logo toe te voegen, navigeer naar de pagina met accountinstellingen en selecteer vervolgens de optie 'Branding' aan de linkerkant.
Zodra je een logo hebt geüpload, kun je ervoor kiezen om deze te tonen op alle boekingspagina's voor alle gebruikers. Als je wilt dat het logo wordt toegepast op alle gebruikers in je systeem, voeg dan eerst de gebruikers toe voordat je het logo toepast.
Onder het logo kun je ook beslissen of je Calendly-branding wilt inschakelen of uitschakelen (zie de onderstaande schermafbeelding).
Stap 7: Stel workflows in
Automatiseer communicatie omtrent vergaderingen, zoals een herinnering via sms of een follow-up e-mail na de vergadering, met behulp van Workflows. Nadat je hebt geselecteerd op welke eventtypes jouw Workflow(s) van toepassing zijn, zal Calendly ervoor zorgen dat de communicatie wordt verzonden volgens de door jou ingestelde parameters.
Tip: Admins kunnen ook aangepaste workflows creëren voor specifieke gebruikers.
Lees verder
Pipedrive - Automatiseringen
In deze handleidingen bespreken we automatiseringen in Pipedrive en bijbehorende, ondersteunende features.
Replicable is expert in het opschalen van sales funnels: meer leads, betere sales-resultaten.
