Er bestaat altijd een kans dat je contacten hebt met dezelfde naam (bijvoorbeeld, John Smith). Daarom krijg je bij elke import in Pipedrive de optie aangeboden om duplicaten te herkennen en samen te voegen. Je kunt er ook voor kiezen om deze samenvoegingsstap over te slaan als je liever meerdere records wilt aanmaken.
Tip: Als je je zorgen maakt over duplicaten voor contacten die al in je Pipedrive-account bestaan, kan de Merge Duplicates functie interessant voor je zijn. Hiermee kun je duplicaten van bestaande contacten samenvoegen en je gegevens opschonen.
Deals
Gezien de aard van sales is het mogelijk dat je meerdere deals met dezelfde naam hebt. In Pipedrive is er daarom geen duplicaat-identificatie voor deals, wat betekent dat als je meer dan één deal met dezelfde naam importeert, deze deals niet als duplicaten worden beschouwd en allemaal worden geïmporteerd. Het is dus belangrijk om nauwlettend te controleren of er geen onbedoelde duplicaten ontstaan bij het importeren van deals met dezelfde naam.
Personen
Zodra de naam van een persoon is herkend tijdens de import, zal Pipedrive zoeken naar de volgende informatie om te bepalen of er een duplicaatrecord is:
- Person - Organization
- Person - Phone
- Person - Email
Als Pipedrive ontdekt dat een van die drie velden overeenkomt met een andere persoon in de Pipedrive-database of het importbestand, zal het deze samenvoegen en alle nieuwe gegevens die zijn opgenomen in de import toevoegen. Hierdoor worden duplicaten vermeden en wordt de informatie bijgewerkt en gecombineerd in één enkel persoonlijk record.
Organisaties
Zodra de naam van een organisatie is herkend tijdens de import, zal Pipedrive zoeken naar de volgende informatie om te bepalen of er een duplicaatrecord is
- Organization - Address
Je kunt organisaties hebben met dezelfde naam, zolang je altijd het adresveld specificeert. Als het adres overeenkomt met een bestaande organisatie in je Pipedrive-database of importbestand, zal het de organisaties samenvoegen en alle nieuwe informatie die is opgenomen in de import toevoegen. Hierdoor worden duplicaten voorkomen en wordt de informatie bijgewerkt en samengevoegd in één enkel organisatierecord.
Iedere week praktische tips om jouw sales funnel naar het volgende niveau te krijgen.
Voorbeelden
Data samenvoegen
Stel dat je deze lijst met mensen importeert en ze hebben allemaal dezelfde naam. In dit voorbeeld zou je uiteindelijk twee keer de naam "Jon Snow" hebben, omdat overeenkomstige criteria zijn gevonden in drie van dezelfde rijen.
Proces in Pipedrive:
1. Jon Snow uit rij 1 wordt aangemaakt.
2. Pipedrive herkent "Jon Snow" in rij 2 en controleert of er een overeenkomende organisatie, telefoonnummer en/of e-mail is. Vervolgens realiseert het zich dat de naam van de persoon en de naam van de organisatie in rij 2 hetzelfde zijn als in rij 1 en maakt daarom geen 2 Jon Snows aan. In plaats daarvan koppelt het het unieke telefoonnummer van rij 2 aan hetzelfde telefoonnummer dat is aangemaakt in rij 1.
3. Pipedrive herkent "Jon Snow" in rij 3 en controleert of er overeenkomsten zijn in de organisatienaam, het telefoonnummer van de persoon en het e-mailadres van de persoon. Het ontdekt dan dat het e-mailadres van de persoon hetzelfde is als in rij 1 en maakt daarom geen extra Jon Snow aan. In plaats daarvan voegt het het nieuwe telefoonnummer toe aan het record van rij 1 en update het de organisatienaam uit rij 3 naar "The Wall".
4. Pipedrive herkent "Jon Snow" in rij 4, maar vindt deze keer geen overeenkomende organisatienaam, persoon - telefoonnummer of persoon - e-mail bij de bestaande Jon Snow. Het maakt daarom een tweede Jon Snow aan met dit unieke telefoonnummer en e-mailadres.
Meerdere records aanmaken
Zoals aan het begin van dit artikel vermeld, kun je ervoor kiezen om de samenvoegingsstap over te slaan. De optie om meerdere records aan te maken kan nuttig zijn in situaties waarin je wilt dat elke gebruiker zijn eigen kopie van die contacten heeft om mee te werken. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat elk aangemaakt contact slechts aan één eigenaar kan worden gekoppeld.
Houd er rekening mee dat het aanmaken van meerdere records een rommelige database kan creëren. Als je wilt dat meer dan één gebruiker gekoppeld is aan een contact, kun je één enkel item aanmaken en de andere gebruikers toevoegen als volgers. Op deze manier hebben de eigenaar en volgers zichtbaarheid van dit item en kunnen ze eraan werken zonder de noodzaak om meerdere records aan te maken. Dit kan helpen om de database georganiseerd en overzichtelijk te houden.
Lees verder
Pipedrive - Automatiseringen
In deze handleidingen bespreken we automatiseringen in Pipedrive en bijbehorende, ondersteunende features.
Replicable is expert in het opschalen van sales funnels: meer leads, betere sales-resultaten.
