Over US Media

US Media is een Nederlandse technologiepartner in de digitale transformatie. Ze bouwen voornamelijk op maat gemaakte platforms voor ngo’s. Maatwerkoplossingen die tastbare resultaten opleveren: meer omzet, blije gebruikers, extra donateurs en klanten die terugkomen. 

US Media is een expert in het bouwen van online platforms, tools, producten, integraties en API's. Ondanks hun effectieve strategie voor ngo’s, liep het bedrijf echter zelf tegen een aantal interne uitdagingen aan. 

Uitdaging 1: Gemiste kansen en afhankelijkheid van Casper

Het druk hebben is fijn, maar te druk hebben niet. Door een ophoping van handmatige processen die veel tijd in beslag nemen, is er weinig tot geen tijd meer om leads op te volgen. Casper, founder van US Media, wilde graag meer klanten, maar had hier simpelweg geen tijd voor. 

Daarnaast was het leadproces afhankelijk van Casper. Zijn jarenlange ervaring en kennis was onmisbaar geworden voor de dagelijkse taken van het team, wat ervoor zorgde dat Casper veel tijd kwijt was aan het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen. Dit kwam vervolgens weer in de knel met zijn drukke agenda, waardoor hij geen tijd kon besteden aan de groei van US Media. 

Hoe wij US Media onafhankelijk hebben gemaakt

Casper heeft met een copywriter een braindownload gedaan. Dit betekent dat al zijn kennis, de meest gestelde vragen, belangrijkste processen en informatie over US Media is opgeschreven. Hieruit is een standaard operationele procedures (oftewel) SOP ontstaan: al zijn kennis is samengevoegd in één centraal document.. Hierdoor kan het team meer zelfstandig werken en weten zij wat er van hen verwacht wordt, zodat alle kansen gepakt kunnen worden en Casper niet langer onmisbaar is. 

Uitdaging 2: Oude contacten een nieuw leven inblazen en automatische follow-ups 

Oude leads kunnen een goudmijn zijn, maar hoe kunnen oude leads een nieuw leven worden ingeblazen? US Media had een strategie nodig om relaties met oude leads, die niet werden opgevolgd, weer op een effectieve en persoonlijke manier te benaderen. 

Hoe wij oude leads gecontact hebben

We hebben een integratie tussen Pipedrive en Autopilot gebouwd. Dit zijn twee krachtige tools die het follow-up proces hebben geautomatiseerd: elke lead die langer dan 6 maanden niet was benaderd, kreeg automatisch een fysiek, handgeschreven kaartje toegestuurd. Casper heeft ontzettend leuke reacties gekregen op deze actie en hier weer nieuwe contacten en deals uitgehaald. 

Uitdaging 3: Stroomlijnen van de nieuwsbrief distributie

US Media wilde ervoor zorgen dat hun nieuwsbrief alle nieuwe contacten in Pipedrive bereikte, zodat de leads betrokken en geïnformeerd blijven over US Media. De nieuwsbrief handmatig versturen is echter een tijdrovende taak, en er kunnen ook nog eens gemakkelijk fouten gemaakt worden. De oplossing? Een smart newsletter flow. 

Hoe wij de nieuwsbrief aan nieuwe leads hebben gestuurd 

We hebben een slimme nieuwsbrief opgezet in Autopilot. Met deze automatisering worden nieuwe contacten in Pipedrive automatisch toegevoegd aan de lijst met ontvangers van de nieuwsbrief. De geautomatiseerde workflow verzendt de eerste mail zodra een nieuwe lead zich inschrijft, ongeacht wanneer dit is. Deze workflow, oftewel de distributie van de nieuwsbrief, volgt vervolgens een ‘pad’ waarbij de ontvanger een keer in de zoveel tijd een vooraf aangemaakte mail ontvangt. De nieuwsbrief hoeft dus niet langer handmatig verzonden te worden: dit is allemaal geautomatiseerd. 

Het resultaat: Een doorslaand succes

De SOP zorgt ervoor dat de teamleden alle informatie hebben, waardoor ze onafhankelijk en productief aan het werk zijn. Casper’s kennis is niet langer onmisbaar en het proces werkt nu beter.  

De oude leads en contacten waren blij verrast met de handgeschreven kaartjes, wat leidde tot nieuwe afspraken en leads. 

Met het geautomatiseerde nieuwsbriefsysteem worden nieuwe contacten automatisch op de hoogte gehouden met de wekelijkse nieuwsbrief, waardoor ze verbonden blijven met het aanbod en de updates van US Media.

Deze oplossingen gaf Casper niet alleen de rust om zich te concentreren op strategische taken, maar maakte ook de weg vrij voor de groei van US Media.