Over Nerium

Nerium is een cyber security bedrijf uit Eindhoven. Nerium bewaakt de digitale omgeving van klanten, zodat zij zich kunnen focussen op de groei van hun organisatie.

Ons doel voor Nerium

Bob Hilgersom van Nerium heeft ons gevraagd Pipedrive in te richten op een manier die past bij hun sales proces. Nerium had behoefte aan een Pipedrive expert om het CRM gelijk goed in te richten.  

Dit is wat we hebben gedaan:

Stap 1: Online workshop om erachter te komen hoe het sales proces werkt.

Tijdens de workshop verzamelen we de input om de volgende stappen goed te kunnen doorlopen:

• Hoe werkt het sales proces?
• Heb je al een CRM of hoe werk je nu?
• Waar staan je contacten?
• Welke velden zijn belangrijk om in Pipedrive te hebben?
• Wanneer wordt iets een deal?
• Uit welke bronnen komen de deals?
• Wat zijn de meest voorname redenen dat potentiële klanten niet voor jullie kiezen?

We vragen niet alleen uit, maar fungeren als sparringpartner voor Bob.

Daarnaast geef ik een korte uitleg over Pipedrive, en op basis van welke principes Pipedrive is gebouwd.

Stap 2: Combineren van verschillenden databronnen in 1 contactenlijst

De contacten en deals waren verspreid over verschillende bronnen en die hebben we samengevoegd tot één lijst.

• Samenvoegen van variabelen die hetzelfde aangeven, bijvoorbeeld ‘rol’ en ‘functie’
• Opschonen van telefoonnummer, zodat overal hetzelfde format wordt gebruikt
• Opschonen van Voornaam en Achternaam zodat deze namen altijd met een hoofdletter beginnen.
• Variabelen weggehaald die weinig of niet zijn ingevuld. Liever een kleine set variabelen die je altijd invult, dan heel veel nauwelijks ingevulde variabelen.
• Gegevens die wel niet kwijt konden toegevoegd aan notitie aan de deal

Stap 3: Configureren van het Pipedrive account

Door Stap 1 en Stap 2 weten we hoe het account eruit moet zien.

Pijplijn

Op basis van Stap 1 maken we een hele simpele pijplijn. De stadia van de pijplijn stappen zijn altijd gedefinieerd op basis van een status, dus nooit ‘meeting opvolgen’ maar altijd ‘voorstel verstuurd’.

Voorbeeld:

Stadium: Meeting ingepland

Activiteit: Voorstel versturen

Wanneer de activiteit ‘Voorstel versturen’ is afgevinkt mag de deal naar het volgende stadium ‘Voorstel verstuurd’

Dit is hoe de pijplijn van Nerium eruit ziet:

Het stadium ‘On HOLD’ is een veelgebruikt stadium. Dit kun je gebruiken om deals waarvan je moet wachten op de vervolgstap tijdelijk in te zetten.

Het stadium ‘Gewonnen’ komt niet zo vaak voor. De standaard configuratie is dat deals uit de verkoop pijplijn verdwijnen wanneer je ze markeert als gewonnen. Bob heeft de wens deze toch zichtbaar te houden.

Wil je dat ook? Vergeet dan niet het filter aan te passen van ‘Alle deals’:

Extra gegevens velden

Elk account maakt gebruik van specifieke velden om sales te kunnen doen. In het geval van Nerium waren dat:

Voor contactpersonen:

Voor organisaties:

Verplicht maken van e-mail adres en telefoonnummer

Dit betekent dat je geen contactpersonen kunt toevoegen zonder daar een e-mail adres of telefoonnummer aan toe te voegen. Zo dwing je jezelf en je sales team om de consistentie van je data hoog te houden.

Verlies redenen toevoegen

We komen veel accounts tegen waarbij er 25+ verlies redenen zijn ingevuld. Hier krijg je over 2 jaar spijt van, omdat je geen analyse kunt doen welke sales activiteiten effectief zijn.

Daarom bepalen we een aantal vast verlies redenen en zetten ‘vrij invullen’ uit. Wanneer je merkt dat de opties de lading niet dekken, kun je natuurlijk extra opties toevoegen. In principe geldt: minder is beter, maar niet te weinig.

Interface voorkeuren aanpassen

Er zitten veel functies in Pipedrive, maar je gebruikt vaak lang niet alles. Gelukkig heeft Pipedrive de mogelijkheid om de interface simpeler te maken.

Voor de zijbalk:

Voor de deal interface:

Slimme contactgegevens aanzetten:

Met slimme contactgegevens kun je waardevolle informatie over je contactpersonen ophalen uit bronnen als Facebook, Google+ en LinkedIn. Waarom is dit handig? Wanneer je een LinkedIn profiel hebt zou je bijvoorbeeld automatisch een LinkedIn invite kunnen sturen naar een lead. Iets wat wel belangrijk is, maar je vaak vergeet.

Stap 4: Importeren van alle nieuwe contacten & deals

Nu dat de zowel contactenlijst als de account configuratie klaar is kunnen we overgaan tot het importeren van de gecombineerde lijst uit Stap 2.

Voordat ik dat doe, vraag ik Bob of er nog wijzigingen zijn aan de deals. Deze neem ik dan gelijk mee. Mijn doel is dat Bob direct aan de slag kan met het account.

In dit geval kiezen we voor importeren ‘Vanuit een spreadsheet’

Je kunt nu het CSV uploaden. In een volgende stap moet je alle de velden uit de spreadsheet ‘mappen’ aan de velden in Pipedrive. Hier komen de velden die we in Stap 3 hebben aangemaakt weer terug:

Stap 5: Briefing voor het koppelen van e-mail & kalender

We hebben meerdere briefings klaar staan voor onze klanten zodat ze zelf e-mail en kalender kunnen koppelen.

Nerium werkt met Microsoft Office:

Stap 6: Demo van het account

Nu het account staat kunnen we een demo doen. We laten Bob zien hoe het account eruit ziet en demonstreren de meest voorkomende acties, zoals het aanmaken voor een deal of activiteit, of het versturen van een e-mail op basis van een template.

Na de demo hebben we nog 2 opvolg meetings van 45 minuten om:

1. Aanpassingen te maken aan de configuratie of functionaliteiten toe te voegen
2. Vragen te beantwoorden over hoe Pipedrive werkt

Nadat het account is opgeleverd blijven we Nerium ondersteunen vanuit onze rol als Pipedrive Solution Provider.

Resultaat

Binnen één week tijd hebben we het Pipedrive account van Nerium ingericht en daarbij alle relaties uit verschillende bronnen samengevoegd en toegevoegd. Bob is nu snel up-to-speed met Pipedrive en kan bij vragen snel schakelen met Replicable.