Over Green Wave 

Green Wave helpt woningeigenaren met het verduurzamen van hun huis. Ze proberen woningeigenaren zo veel mogelijk te ontzorgen door meerdere duurzame maatregelen aan te bieden: o.a. zonnepanelen, warmtepomp, isolatie, zonneboiler en een thuisbatterij. 

De klantervaring is belangrijk voor Green Wave, want ze geloven erin dat klanten terug zullen komen wanneer ze hun huis verder gaan verduurzamen.

Stap 1: Workshop om sales proces door te lopen

Tijdens een meeting van 2 uur lopen we samen door het sales proces van Green Wave heen. Xiao heeft van tevoren al een document uitgewerkt waarin hij per pijplijn de verschillende stappen heeft uitgeschreven. Via comments reageer ik op bepaalde elementen zodat we voorafgaand van de meeting al best veel hebben afgestemd. 

De meeting gebruik ik dan om het document verder te verdiepen. Zo maak ik een plaatje in mijn hoofd hoe zowel het bedrijf als hun sales proces eruit ziet. Vertellen is dan eigenlijk altijd beter dan opschrijven, want dan komen de nuances en uitzonderingen. En die hebben we nodig om het account robuust in te richten. 

Stap 2: Configuratie van het Pipedrive account

Opzetten pijplijn 

Op basis van de workshop maken we een simpele pijplijn. De dienstverlening van Green Wave is voor particulieren bedoeld, dus we maken geen koppelingen met organisaties. 

De pijplijn ziet er als volgt uit: 

Wanneer Green Wave bij potentiële klanten op locatie is geweest komen ze in de volgende pijplijn terecht. Hierin is het proces van het maken, versturen en opvolgen van offertes geborgd. 

Tip: knip je funnel op in meerdere pijplijnen wanneer 1 pijplijn te lang wordt. Zo behoud je overzicht. Wij adviseren niet meer dan 7 stadia per pijplijn. Een ander voordeel van opknippen is dat je meerdere mensen verantwoordelijk kan maken voor verschillende onderdelen van het sales proces.

‍

Activiteiten per stadium

We zetten Pipedrive altijd zo op dat het stadium in de pijplijn een status is (in tegenstelling tot een actie), bijvoorbeeld: ‘ingepland’, ‘neemt niet op’ of ‘niet komen opdagen’. Activiteiten zijn dan nodig om een deal een status (stadium) verder te krijgen. 

Wanneer deals in de belpoging stadium belanden worden er vijf activiteiten aangemaakt voor een belpoging. We hebben ervoor gekozen om de vijf belpoging activiteiten in 1x aan te maken (met dezelfde due date), maar je zou er natuurlijk ook voor kunnen kiezen om de volgende belpoging activiteit pas aan te maken wanneer er een belpoging is afgevinkt.

Wanneer belpoging 1 is afgevinkt wordt automatisch de huidige datum en tijd als waarde toegevoegd aan de deal. Deze waarde gebruiken we vervolgens in de geautomatiseerde berichten. Daarnaast houdt het bij hoe snel leads worden opgevolgd (wat de win kansen aanzienlijk vergroot). 

Automatiseringen om deals op lost te zetten

Er een aantal automatiseringen gebouwd die ervoor zorgen dat deal automatisch op verloren worden gezet op basis van de stage waar ze in terecht komen. Bijvoorbeeld, wanneer een deal naar ‘Neemt niet op' wordt verplaatst dan zal de deal (na een delay van 12 uur) op lost worden gezet. Dit gebeurt overigens pas na 12 uur, zodat deals overdag nog zichtbaar zijn, en ‘s nacht worden opgeschoond. Je start je dag dan met een opgeschoonde funnel.

Organisaties gebruiken we niet

De dienstverlening van Green Wave is voor particulieren bedoeld, dus we maken geen koppelingen met organisaties. Wellicht een beetje gek, maar er zijn genoeg organisaties (die wij helpen) die het op deze manier doen. 

Verliesredenen

Om beter te begrijpen waarom je deals verliest voeg je verlies redenen toe. Wij adviseren altijd om een beperkte set aan verlies redenen toe te voegen, en niet toe te laten dat mensen zelf verlies redenen toevoegen. 

Zorg er daarom voor dat onderstaande toggl uit staat:

‍

Stap 3: Opzetten en integreren van Aircall en Timelines

Bellen, Whatsapp en e-mail zijn de drie belangrijkste kanalen voor Green Wave om nieuwe leads op te volgen. 

E-mail is goed geïntegreerd binnen Pipedrive, maar bellen en WhatsApp beperkt. De wens bij Green Wave was er om alles binnen 1 systeem te houden, en om beide te kunnen doen met 1 gezamenlijk 020 nummer. Daarom hebben we gekozen om Aircall en WhatsApp direct te integreren binnen Pipedrive. 

Aircall integratie

Aircall is 1 van de bel applicaties die direct te integreren is binnen Pipedrive. Wij gebruiken vaak Aircall omdat het een partij is uit Frankrijk. Dit maakt het een stukje makkelijker om bijvoorbeeld een lokaal nummer aan te vragen, of een jouw bestaande nummer over te zetten. Daarnaast wordt alle data in de EU opgeslagen, en integreert het goed met Lemlist (een tool die we gebruiken voor koude campagnes). 

We hebben voor Green Wave zowel het Aircall account opgezet als geïntegreerd met Pipedrive. 

‍

Je kunt in Aircall aangeven wat je wilt dat er gebeurt voor elk event in Aircall. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat je een nieuw persoon wilt aanmaken wanneer iemand belt die niet in Pipedrive staat:

‍

Dit is het resultaat in Pipedrive: 

‍

Wanneer je iemand daadwerkelijk te spreken krijgt, wordt de call recording als link toegevoegd aan de deal. Handig wanneer een sales gesprek wil terugluisteren, of om een junior te coachen. Daarnaast vind ik het prettig om een tijdlijn te hebben wanneer ik iemand heb gebeld en/of gesproken. 

Tip: Een integratie met Aircall en/of WhatsApp is vooral aan te raden wanneer het aantal deals dat door je pijplijn heen gaat vrij groot is. Bij meer dan 5 deals per week (of 250 per jaar) wordt het interessant. 

WhatsApp integratie

Voor de integratie met WhatsApp maken we gebruik van Timelines. Timelines integreert direct in Pipedrive, en is ook gekoppeld aan Zapier zodat we WhatsApp berichten kunnen toevoegen aan onze geautomatiseerde workflows.

Let op: Voor het automatisch versturen van WhatsApp berichten via Timelines heb je een Zapier abonnement nodig. 

We hebben voor Green Wave zowel het Timelines account opgezet en gekoppeld aan Pipedrive.Timelines heeft een directe integratie met Pipedrive, en is heel simpel te koppelen:

‍

Je ziet de integratie op 2 manieren terug in Pipedrive. Elk bericht wordt als notitie toegevoegd aan de persoon (en dus deal), en er wordt een URL toegevoegd die je direct naar de Chat in Timelines brengt. Goed om te weten: je chat niet vanuit Pipedrive,  maar vanuit Timelines. 

Dit is het resultaat in Pipedrive: 

‍

Een voordeel is dat nu niets meer tussen wal en schip valt, je niet meer hoeft te zoeken naar ‘wanneer is diegene ook alweer gebeld’.  

Stap 4: Workflows om automatisch e-mails en WhatsApp berichten te verzenden

Wanneer er veel deals door je sales funnel lopen is het de moeite om te investeren in geautomatiseerde workflows. Je sales mensen zijn zo minder tijd kwijt aan simpele taken, en kunnen meer tijd en aandacht besteden aan face-to-face contact met potentiele klanten. 

Het is mogelijk om workflows te bouwen in zowel Zapier als Pipedrive zelf. In de praktijk gebruiken we beiden, omdat niet alle workflows die we bouwen met alleen Pipedrive gebouwd kunnen worden. Zo kun je bijvoorbeeld geen goede lookup van data doen in Pipedrive. 

We hebben verschillende workflows gebouwd in zowel Pipedrive als Zapier: 

‍

Voor Green Wave hebben we een aantal verschillende workflows gemaakt: 

• Versturen van automatische e-mails op basis van verschillende scenario’s in de funnel (Neemt niet op, herplannen, offerte verstreken, afspraakbevestiging
• Versturen van automatisch WhatsApp berichten op basis van (dezelfde) scenario’s. Dit gaat in samenwerking met Zapier. 
• Deals overzetten van de ene pijplijn naar de andere
• Deals automatisch op verloren zetten met daarbij de juiste verlies reden op basis van het stadium (bijv. lead neemt niet op)

Een aantal workflows zijn in Zapier gebouwd:

1. Het automatisch invullen van datum en tijd van de eerste belpoging op basis van het afvinken van de activiteit ‘Belpoging 1’. Deze informatie wordt gebruikt als variabele voor een automatische e-mail en whatsapp bericht (zie hierboven)
2. Het automatisch invullen van adviesgesprek datum en tijd op basis van het aanmaken van de activiteit ‘Adviesgesprek’

‍

Omdat de workflows opties in Pipedrive beperkt zijn (je kunt bijvoorbeeld niet andere apps triggeren) hebben we Zapier nodig om alle geautomatiseerde WhatsApp berichten te sturen. Dit doen we als volgt: 

Stap 1: Deal filter in Pipedrive

We maken een deal filter aan op basis van het stadium waarin ze zitten (e.g. ‘Afspraak bevestiging)

Stap 2: Workflow in Zapier

Wanneer deals in dit filter terecht komt wordt een Zap getriggerd:

Belangrijk: zorg ervoor dat je expliciet maakt waar geautomatiseerde acties vandaan komen en waarom. Door bijvoorbeeld een zinnetje toe te voegen als “Deze notitie is automatisch aangemaakt omdat de deal verplaatst in naar stadium X”

‍

‍Stap 3: WhatsApp versturen met Timelines

De workflows in Zapier zorgen ervoor dat de WhatsApp berichten verzonden worden met de API van Timelines.

Let op: workflows in Pipedrive kunnen oneindig vaak blijven lopen, dus let goed op hoe jij je condities instelt. 

‍

Stap 5: Lead bronnen koppelen

Met Zapier kunnen we de meeste externe lead bronnen koppelen aan Pipedrive. Green Wave gebruikt meerdere leadbronnen. 

Omdat de markt voor duurzame maatregelen verzadigd is, ga ik niet alle leadbronnen hier delen. Wat ik wel kan laten zien is hoe we de workflow opzet is. Het is namelijk aan te raden om met Sub-Zaps te werken. Dit betekent dat je workflow om leads in Pipedrive te krijgen bestaat uit 2 delen. 

Deel 1: Leadbron 

Dit deel is specifiek voor de lead bron. De gegevens worden gepushed naar de Sub-Zap. 

‍

‍Deel 2: Pipedrive

Dit deel zorgt ervoor dat de informatie in Pipedrive beland. Hierin gebruiken we verschillende scenario’s op basis van beschikbaarheid van informatie (telefoon en/of e-mail)

‍

lHet voordeel van deze setup is dat wanneer er aanpassingen gemaakt dienen te worden je dit maar 1x hoeft te doen in plaats van 8x (wanneer je 8 lead bronnen zou hebben). Minder werk, en ook minder foutgevoelig. 

Naast andere leadbronnen zoals Calendly kun je ook gebruik maken van een Zapier’s email parser. Een parser haalt dan automatisch variabelen als voornaam, achternaam en telefoonnummer eruit. Met die informatie kun je binnenkomende e-mails omzetten naar leads of deals. 

Stap 6: Demo & onboarding

Nadat bovenstaande stappen waren afgerond, was het tijd voor oplevering. In een uitgebreide demo laten we alle features zien, en leggen we uit hoe je ermee kunt werken. We nemen de meeting op zodat je later terug kunt kijken.

Na afloop van deze meeting is het account klaar om gebruikt te worden, en weet elke gebruiker hoe je ermee kunt werken. 

Resultaat

Binnen 2 weken na het eerste sales gesprek was het account van Green Wave klaar om gebruikt te worden. Nadat het account is opgeleverd blijven we Green Wave ondersteunen vanuit onze rol als Pipedrive Solution Provider.