Wat we hebben gedaan voor Good Wave

• Pipedrive account opgezet
• Aircall & Timelines geïntegreerd zodat het mogelijk is om te app’en of bellen vanuit Pipedrive
• Configuratie van automatisch versturen van e-mails op basis van gekozen vestiging

Over Good Wave 

Good Wave is een salesorganisatie die studenten werft en deze inzet voor face-to-face marketing. Ze werken zowel van goede doelen als commerciële proposities, maar werken alleen voor organisaties die iets willen bijdragen aan de wereld. 

Stap 1: Workshop om het ‘sales’ proces door te lopen

We starten zoals bijna altijd met een workshop om het sales proces in kaart te brengen. Good Wave gebruikt Pipedrive om het recruitment proces te ondersteunen, en daarom was er niet iets meer aandacht nodig voor de workshop.

We moesten een oplossing vinden voor de volgende uitdagingen:

• Een lang sollicitatieproces - houden we dat in 1 pijplijn of splitsen we dit op in meerdere pijplijnen?
• Hoog volume aan ‘leads’ - meerdere sollicitanten per dag die allemaal efficiënt moesten worden opgevolgd. Welke automation kunnen we inzetten?
• Vestigingen - Good Wave werkt met verschillende vestigingen. Sollicitanten kunnen zich aanmelden voor verschillende vestigingen. Worden dit ook verschillende pijplijnen of lukt het om dit in 1 pijplijn te houden (Spoiler: ja, dat lukt).

Tim van Good Wave had voorafgaand aan de workshop het hele proces al uitgewerkt. Dat helpt heel erg. Wij kunnen dit dan doornemen, en zelfs voorafgaand aan de workshop al wat vragen stellen. 

Stap 2: Configuratie van het Pipedrive account

Opzetten pijplijn 

We houden het simpel en maken 1 pijplijn voor het opvolgen van alle sollicitanten. We willen deals in funnel snel kunnen verplaatsen. Daarom maken we stadia op basis van verschillende scenario’s. Wanneer iemand niet opneemt wordt deze persoon verplaatst naar het stadium ‘niet kunnen bereiken’.

Zolang de stappen in het sales hetzelfde zijn wil je zo veel mogelijk in 1 pijplijn werken, maar soms is handig om verschillende overzichten. In dit geval een overzicht per stad. Je kunt dan een filter aanmaken, en deze filter ‘pinnen’ zodat je er snel doorheen kan navigeren. 

De pijplijn ziet er zo uit (met bovenin de gepinde filters): 

‍

Activiteiten per stadium 

Pipedrive is er zo op ingericht dat deals zo snel mogelijk van links naar rechts moeten gaan, en activiteiten ondersteunen dat proces. Daarom zijn er voor Good Wave per stadium een aantal activiteiten gedefinieerd. 

Bijvoorbeeld: voor elke nieuwe deal worden er automatisch 5 activiteiten aangemaakt voor een belpoging. Die belpogingen zijn nodig om een deal van het stadium ‘Nieuwe sollicitanten’ naar ‘Sollicitatie gepland’ te brengen. 

‍

Automatiseringen om deals op verloren te zetten

Binnen de werkwijze van Good Wave worden de deals niet gemarkeerd als verloren, maar worden de deal in het juiste stadium versleept op basis van de ‘lost reason’. Er zijn 3 redenen waarom een sollicitant op ‘lost’ wordt gezet: 

1. Niet kunnen bereiken
2. Niet komen opdagen
3. Niet aangenomen

‍

‍

Wanneer sollicitanten in de verschillende stadia worden gesleept gebeuren de volgende dingen automatisch: 

• Na 12 uur worden de deals automatisch op lost gezet waardoor je ‘s ochtends met een schone lei begint. Morgenochtend zal het stadium ‘Niet kunnen bereiken’ dus helemaal leeg zijn
• De ‘lost reason’ wordt automatisch ingevuld op basis van het stadium. Naast dat dit efficiënt weten we ook zeker dat het op de juiste manier wordt ingevuld, ongeacht wie het doet

‍

Vestigingen als Organisaties gebruiken

Good Wave werkt met verschillende vestigingen door heel Nederland - de gekozen vestiging bepaalt waar het sollicitatiegesprek plaatsvindt en met wie. Omdat we Organisaties verder niet gebruiken hebben we besloten om de 4 vestigingen aan te maken als organisatie.

Vervolgens wordt elke sollicitant gekoppeld aan 1 van de 4 vestigingen. In het voorbeeld hieronder wordt de sollicitanten gekoppeld aan de vestiging in Amsterdam: 

‍

Bovenstaande variabelen worden vervolgens gebruikt in bijvoorbeeld e-mail templates naar zowel de sollicitant als de vestigingsmanager: 

‍

E-mails als templates toevoegen

Wanneer we voor Pipedrive accounts werken, vragen we vaak om de meest gestuurde e-mails en voegen die als templates toe. 

Het meest efficiënt en robuust is om de e-mails in te laten vullen door variabelen op de deal. Zie hieronder voor het voorbeeld: 

‍

‍

Vervolgens kun je deze velden verplicht maken om in te vullen door sales. Op die manier voorkom je dat sales mensen e-mails versturen met lege variabelen. 

Gmail koppelen aan Pipedrive

Om daadwerkelijk e-mails te versturen vanuit Pipedrive (en ook inkomende e-mails zichtbaar te maken) koppelen we Gmail aan Pipedrive. Je kunt dit doen bij ‘Email Sync’

1. Good Wave werkt vanuit een info@ account. Daarom is het belangrijk om de From Name goed in te stellen. In dit geval ‘Good Wave
2. Zorg ervoor dat e-mail conversaties in principe ‘private’ zijn. 

Stap 3: Opzetten en integreren van Aircall en Timelines

Bellen, Whatsapp en e-mail zijn de drie belangrijkste kanalen voor Good Wave om nieuwe sollicitanten (leads) op te volgen. Momenteel is het alleen mogelijk om e-mail te gebruiken:  bellen en WhatsApp zijn niet (meer) native geïntegreerd, en daarom moeten er 2 integraties worden gebouwd om direct vanuit Pipedrive al het klantcontact te kunnen doen.

De wens bij Good Wave was om alle communicatie vanuit 1 systeem te doen (Pipedrive), en vanuit 1 gezamenlijk 020 nummer. Daarom hebben we gekozen om Aircall en WhatsApp direct te integreren binnen Pipedrive. 

Aircall integratie

Aircall is 1 van de bel applicaties die direct te integreren is binnen Pipedrive. Wij gebruiken vaak Aircall omdat het een partij is uit Frankrijk. Dit maakt het een stukje makkelijker om bijvoorbeeld een lokaal nummer aan te vragen, of een jouw bestaande nummer over te zetten. Daarnaast wordt alle data in de EU opgeslagen, en integreert het goed met Lemlist (een tool die we gebruiken voor koude campagnes). 

We hebben voor Good Wave zowel het Aircall account opgezet als geïntegreerd met Pipedrive. 

Je kunt in Aircall aangeven wat je wilt dat er gebeurt voor elk event in Aircall. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat je een nieuw persoon wilt aanmaken wanneer iemand belt die niet in Pipedrive staat:

Dit is het resultaat in Pipedrive: 

Het is daarnaast ook een optie om telefoongesprekken op te nemen in Aircall. In dat geval wordt er een link naar de opname in Pipedrive gezet. 

Dit is het resultaat in Pipedrive: 

‍

‍

Wanneer je iemand daadwerkelijk te spreken krijgt, wordt de call recording als link toegevoegd aan de deal. Handig wanneer een sales gesprek wil terugluisteren, of om een junior te coachen. Daarnaast vind ik het prettig om een tijdlijn te hebben wanneer ik iemand heb gebeld en/of gesproken. 

Een integratie met Aircall en/of WhatsApp is vooral aan te raden wanneer het aantal deals dat door je pijplijn heen gaat vrij groot is. Bij meer dan 5 deals per week (of 250 per jaar) wordt het interessant. 

WhatsApp integratie

Voor de integratie met WhatsApp maken we gebruik van Timelines. Timelines integreert direct in Pipedrive, en is ook gekoppeld aan Zapier zodat we WhatsApp berichten kunnen toevoegen aan onze geautomatiseerde workflows.

Let op: Voor het automatisch versturen van WhatsApp berichten via Timelines heb je een Zapier abonnement nodig. 

We hebben voor Good Wave zowel het Timelines account opgezet en gekoppeld aan Pipedrive. Timelines heeft een directe integratie met Pipedrive, en is heel simpel te koppelen:

‍

Je ziet de integratie op 2 manieren terug in Pipedrive. Elk bericht wordt als notitie toegevoegd aan de persoon (en dus deal), en er wordt een URL toegevoegd die je direct naar de Chat in Timelines brengt. Goed om te weten: je chat niet vanuit Pipedrive,  maar vanuit Timelines. 

Dit is het resultaat in Pipedrive: 

‍

Een voordeel is dat nu niets meer tussen wal en schip valt, je niet meer hoeft te zoeken naar ‘wanneer is diegene ook alweer geappt.  

Stap 4: Workflows om automatisch e-mails en WhatsApp berichten te verzenden

Om de efficiëntie van je sales team te vergroten kun je onderdelen van het sales proces automatiseren. Dit is vooral de moeite wanneer er veel deals door de pijplijn lopen. Het resultaat is dat je sales team niet zo hard hoeft mee te groeien als de groei in het aantal deals. 

Dit zijn een aantal workflows die we voor Good Wave hebben gebouwd: 

• Versturen van automatische e-mails op basis van verschillende scenario’s in de funnel (Neemt niet op, sollicitatie ingepland, sollicitant is aangenomen, sollicitant is niet komen opdagen)
• Versturen van automatisch WhatsApp berichten op basis van (dezelfde) scenario’s. Dit gaat in samenwerking met Zapier. 
• Deals automatisch op verloren zetten met daarbij de juiste verlies reden op basis van het stadium (bijv. Sollicitant is niet komen opdagen)
• Bevestigingsmails naar de vestigingsmanagers wanneer een sollicitatie is ingepland op die locatie (zie hierboven bij ‘emails als templates toevoegen’ voor een voorbeeld

Een aantal workflows zijn in Zapier gebouwd. Het liefst bouwen we zoveel mogelijk (simpele) workflows in Pipedrive zelf, maar Zapier heeft meer geavanceerde opties. Bijvoorbeeld integratie met andere tools of het opzoeken van data in Pipedrive. 

Replicable is Zapier Certified Expert.

Tip: wanneer je veel met workflows gaat werken is het handig om met verplichte velden te werken. Op die manier waarborg je dat bijvoorbeeld de velden die nodig zijn voor een geautomatiseerde e-mail zijn ingevuld. 

Stap 5: Lead bronnen koppelen

Good Wave werkt met drie verschillende bronnen (Meta, Tiktok, Website) om sollicitanten (leads) te genereren. Deze drie bronnen zijn via Zapier direct gekoppeld aan Pipedrive: 

‍

Binnen een workflow in Zapier worden een aantal bewerkingen gedaan: 

Bepalen van de bron (Instagram, Facebook) en deze waarde omzetten naar een waarde die kan worden toegevoegd aan Pipedrive.

In dit geval correspondeert de waarde ‘47’ met Instagram in Pipedrive: 

Bepalen van de vestiging op basis van de variabele ‘Locatie’ in de advertentie:

‍

Vervolgens worden deze waarden in Pipedrive op de deal gelogd:

‍

Dit is dat het resultaat in Pipedrive:

Stap 6: Demo & onboarding

Nadat bovenstaande stappen waren afgerond, was het tijd voor oplevering. In een uitgebreide demo laten we alle features zien, en leggen we uit hoe je ermee kunt werken. We nemen de meeting op zodat je later terug kunt kijken.

Na afloop van deze meeting is het account klaar om gebruikt te worden, en weet elke gebruiker hoe je ermee kunt werken.

Resultaat

Binnen 2 weken na het eerste sales gesprek was het account van Good Wave klaar om gebruikt te worden. Na oplevering houden we uren beschikbaar voor support, dat is prettig want er zijn bijna altijd nog wel vragen na afloop van het project. 

Nadat het account is opgeleverd blijven we Good Wave ondersteunen vanuit onze rol als Pipedrive Solution Provider.

‍